Directeursverklaringen: een digitaal akkoord volstaat!
Sneller, beter voor de administratie en het vermindert menselijke fouten. Het is vanaf nu mogelijk om een directeursverklaring digitaal te ondertekenen in ons nieuwe werkgeversportaal Mijn Pensioenadministratie. De afhandeling verloopt vrijwel volledig digitaal. Het is dus nooit meer nodig om papieren documenten te ondertekenen en op te sturen met de post. Het digitaliseren van dit proces kent veel voordelen voor de werkgever én voor AZL. Hoe voegen we nog meer waarde toe aan het werkgeversportaal in 2022?
Maar liefst 30 pensioenfondsen stapten afgelopen jaar over naar het nieuwe werkgeversportaal, Mijn Pensioenadministratie. Het eerste half jaar van 2022 staat in het teken van het aansluiten van de laatste fondsen. Daarnaast blijven we stapsgewijs extra functionaliteit toevoegen en onderdelen uitbreiden. Zodat werkgevers steeds meer zaken snel en eenvoudig digitaal met hun fonds kunnen regelen. Eén van deze nieuwe functionaliteiten is de digitalisering van de zogeheten ‘directeursverklaring’. Makkelijker voor de werkgever én een enorme verbetering qua beheer.
Bevestig juistheid gegevens
Patrick Hupkens (medewerker Pensioenuitvoering) noemt deze uitbreiding ‘een belangrijke stap voorwaarts’. Afhankelijk van wat er met een fonds is afgesproken, geeft een werkgever jaarlijks wel of geen verklaring af aan AZL. Door deze directeursverklaring te tekenen, bevestigen werkgevers onder meer dat zij de gegevens over het afgelopen jaar volledig, correct en tijdig hebben aangeleverd. Vanaf dit jaar is dit proces volledig gedigitaliseerd. De afhandeling en verwerking van de verklaringen verloopt zo goed als geheel geautomatiseerd.
Alles via het portaal
Een onderneming hoeft vanaf dit jaar niet langer een ondertekende directeursverklaring door een tekenbevoegd vertegenwoordiger aan het fonds terug te sturen. Dankzij de komst van eHerkenning volstaat een digitaal akkoord in Mijn Pensioenadministratie. ‘Dit is makkelijker voor de werkgever. Voor ons is dit voor het beheer van de verklaringen een enorme verbetering’, aldus Hupkens.
Tijdsbesparing voor ons én de werkgever
‘Voorheen stuurde AZL elke onderneming per post of per e-mail een verklaring’, legt Hupkens uit. ‘Zij stuurden deze ondertekend weer naar ons terug. Ook was een recent uittreksel uit de Kamer van Koophandel in sommige gevallen verplicht. Nu ontvangen personen die namens een organisatie tekenbevoegd zijn een notificatie per e-mail. En in Mijn Pensioenadministratie wordt een taak ‘Bevestig juistheid gegevens’ aangemaakt.’
Vanuit deze taak kan de gebruiker doorklikken naar de rapportage en de gegevens controleren. Staan er onjuistheden in, dan is het mogelijk deze te corrigeren via het tabblad ‘Medewerkers’. Als alles correct is verwerkt, kan de werkgever dit bevestigen via een eenvoudig digitaal ‘akkoord’. Zodra de controle is afgerond, verdwijnt ook de taak uit het portaal. Hupkens: ‘Deze vernieuwing zorgt niet alleen voor tijdsbesparing voor ons - er is immers minder verwerkingstijd nodig. Maar dit geldt zeker ook voor de werkgever.’
Meer grip op betalingen
Tijdsbesparing en meer gebruiksgemak zijn twee voordelen die ook een andere aanpassing in het portaal met zich meebrengen, vertelt Hupkens. Onlangs is namelijk ook het onderdeel ‘Betalingen’ uitgebreid. Hupkens: ‘Werkgevers zien nu onder andere direct wat de status is van een factuur en op welke periode de factuur betrekking heeft. Het detailscherm toont het openstaande bedrag, of de factuur verrekend is en laat zien of er sprake is van een betalingsregeling. Zo zien werkgevers welke betalingen reeds zijn voldaan en welke termijnen nog openstaan. Dit geeft meer grip op betalingen.’