Mijn Pensioenadministratie in een handomdraai
Dit jaar maakt een groot aantal pensioenfondsen de overstap naar een nieuw werkgeversportaal: Mijn Pensioenadministratie. Begin 2021 stond de teller nog op twee fondsen, op het moment van schrijven zijn al 27 fondsen aangesloten. Het nieuwe portaal kent naast een mooie, overzichtelijke vormgeving een aantal nieuwe functies die de werkgever nog meer zekerheid bieden en de gebruiksvriendelijkheid enorm hebben verbeterd.
Een intuïtiever en fris design
De meest in het oog springende verandering is het vernieuwde design. Modern, fris én volgens de huisstijl van onze klanten. De online omgeving is zodanig ingericht dat de werkgever gestuurd en geholpen wordt om zelf hun weg vinden bij het doorgeven van wijzigingen en doen van betalingen. Het vernieuwde dashboard en de actiegids zijn hierbij handige hulpmiddelen.
Marijn Willems (senior communicatieadviseur): ‘Een goed voorbeeld zijn de indicatoren op het dasboard. Deze geven in een oogopslag aan wat de belangrijkste acties zijn, onder meer wanneer er een incasso plaatsvindt of wanneer er een betaling nodig is. Heeft er een betaling plaatsgevonden, dan wordt de status automatisch aangepast. Nog een voorbeeld: de werkgever ziet het aantal medewerkers dat bij zijn pensioenfonds is aangemeld. Op basis hiervan kan hij direct vaststellen of dit overeenkomt met het aantal dat hij in zijn eigen administratie ziet en zo nodig actie ondernemen.’
‘Weet je dit zeker?’
Daarnaast is bij de overstap van elk fonds gekeken naar extra controles op gegevens die werkgevers invoeren, zogenaamde ‘validaties’. Mogelijke fouten en/of waarschuwingen in de gegevensinvoer worden meteen in het scherm getoond, zodat de werkgever ze kan aanpassen. Een foute aanlevering kan zijn dat de werkgever een salaris doorvoert dat lager is dan het minimumloon. Denk aan een waarschuwing bij het doorgeven van een fulltime jaarsalaris van een werknemer indien deze lager is dan het huidige salaris of meer dan 10% afwijkt. Of het verzoek een datum uit dienst te controleren als deze op de eerste dag van de nieuwe maand valt. De pensioenopbouw loopt dan immers nog een dag door.
Voorkomen is beter dan genezen
Het aantal validaties werd, indien nodig, uitgebreid. ‘We keken of bepaalde validaties bij een fonds ook van nut zijn bij een ander fonds’, vertelt Kelly van Maenen (medewerker Implementaties). ‘Zo ja, dan regelden we een extra controle in en wordt de werkgever erop attent gemaakt als er mogelijk iets aan de hand is’. Dit scheelt niet alleen correctiewerk achteraf, maar zorgt ook voor een betere gebruikservaring en tijdsbesparing voor de werkgever. ‘We proberen verkeerde gegevensinvoer zoveel mogelijk uit te sluiten’, vult Marijn Willems aan. ‘Zo kunnen we veel ongemak direct voorkomen en oplossen. We leggen de lat voor onszelf hoog, maar correcties zijn natuurlijk nooit 100% te voorkomen.’
Early adopter
Verder zijn met de komst van Mijn Pensioenadministratie stappen gezet met betrekking tot de cybersecurity. Voorheen logden werkgevers in met hun gebruikersnaam en wachtwoord, nu maken zij gebruik van eHerkenning. Een veilig inlogmiddel, ontwikkeld door de Rijksoverheid in samenwerking met het bedrijfsleven. Met de invoering van eHerkenning sorteren we nu al voor op de wet Digitale Overheid en zijn we een 'early adopter' binnen de pensioensector.
Blijven doorontwikkelen
Het beperkte aantal vragen dat onze klantenservice ontvangt over het gebruik van het portaal, is een belangrijk positief signaal. ‘Een indirecte bevestiging dat het nieuwe portaal intuïtiever en gebruiksvriendelijker is’, aldus Marijn Willems. ‘De meeste vragen gaan over eHerkenning. En dan met name over ketenmachtiging.’
Met een ketenmachtiging kan een werkgever de pensioenadministratie volledig uitbesteden aan een administratiekantoor. In tegenstelling tot een reguliere machtiging heeft hij zelf geen eHerkenningsmiddel meer nodig, maar verliest zo wel de toegang tot Mijn Pensioenadministratie. ‘Ketenmachtiging was in de eerste instantie technisch niet mogelijk. Omdat een aantal werkgevers aangaven graag gebruik te willen maken van een ketenmachtiging, zijn we op zoek gegaan naar een oplossing. Die kwam begin september. Zo blijven we het portaal voortdurend doorontwikkelen.’
Vooruitblik naar 2022
Volgend jaar stappen pensioenfondsen die gebruikmaken van UPA over op het nieuwe portaal. Op dit moment loopt hiervoor een vooronderzoek. Dit bestaat uit interviews met drie werkgevers en administratiekantoren en de afname van een survey. Zo willen we inzicht krijgen waarvoor werkgevers, die gegevens aanleveren via hun salarispakket, nu het ‘oude’ werkgeversportaal gebruiken. Ook zijn we benieuwd naar welke onderdelen ze graag in Mijn Pensioenadministratie willen terugzien en waarvoor ze het nieuwe portaal willen gebruiken in combinatie met hun salarispakket.