Blog | Onder druk wordt alles vloeibaar

De toon maakt de muziek
Dat we in ons land snel kunnen schakelen hebben de afgelopen coronajaren laten zien. Toen het echt moest, bleek er veel mogelijk. Urgentie en het creëren van een visie waarin duidelijk wordt wat je wilt realiseren, zijn dan ook belangrijke katalysatoren om verandering in gang te zetten. Want alhoewel het percentage frontrunners klein is, is een groot deel van de mensen best bereid om te schakelen en zich aan te passen als dat nodig is en ze weten wat er van hun verwacht wordt.

Om verandering vorm te geven is een sterk team dat sturing geeft aan de verandering van belang. Een team dat lijnen uitzet, daadkrachtig optreedt en goed communiceert. Dat team bestaat niet alleen uit de formele leiders in een organisatie maar ook de informele. Communicatie over de verandering is daarbij cruciaal, zowel over het wat als hoe, ons gedrag dus. Een nieuwe realiteit vraagt immers ook om een andere manier van werken, van hoog tot laag in een organisatie. Het is dan ook van belang om gedrag bespreekbaar te maken en hierover een actieve dialoog te voeren. En natuurlijk heeft het management daar een voorbeeldrol in; c’est le ton qui fait la musique. Oftewel: het is de toon die de muziek maakt.

Zien doet geloven
Daarnaast doet zien geloven. Zorg dat je veranderingen snel doorvoert, laat ze zien en vier successen. Dat werkt motiverend en ondersteunt de nieuwe richting. Dit dient nog een ander doel. Door snel zaken op te leveren, kom je er ook in korte tijd achter wat werkt en niet werkt, waardoor je snel leert en verbeteringen door kunt voeren. En verder is het van belang om veranderingen te verankeren in de organisatie, zodat ze breed gedragen worden. Hierbij vormt de overgang van oud naar nieuw een specifieke fase die tijdelijk een extra belasting met zich meebrengt. Urgentie, executiekracht en samenwerken zorgen er dan ook voor dat de wendbaarheid van een organisatie wordt vergroot.

Harmonisatie en vereenvoudiging
Bovenstaande facetten zien we zowel binnen als buiten onze organisatie volop terugkomen. De noodzaak en urgentie om te veranderen is met het goedkeuren van de nieuwe pensioenwetgeving evident. Al een tijd zijn we samen met onze klanten bezig om invulling aan die vernieuwing te geven. Tegelijkertijd komen deadlines nu snel dichterbij, wat de urgentie vergroot. Dat zien we intern terug in de manier waarop we ons implementatieprogramma verder ingevuld en gestroomlijnd hebben. Maar ook extern in de manier waarop besturen, zeker van fondsen die snel over willen gaan, steeds dichter op de bal acteren. Hierbij is er zowel in- als extern behoefte aan duidelijke guidance: wanneer moet er wat gebeuren en welke kaders zijn van belang. Het door AZL opgestelde transitiedashboard met daarin een volledig stappenplan op basis van de gewenste transitiedatum vervult daarom duidelijk een behoefte. Dat geldt ook voor ons productmodel, waarmee voor fondsen helder wordt welke opties er voor de invulling van de nieuwe regelingen zijn. Dat laatste is echt een trendbreuk met het verleden, waarin maatwerk de boventoon voerde, met alle gevolgen van dien. Harmonisatie en vereenvoudiging zijn van groot belang willen we met elkaar als ‘BV Nederland’ in een aantal jaar de omvangrijke transitie naar het vernieuwde pensioenstelsel tot een goed einde brengen. En dat geldt ook voor het goed in kunnen vullen van meer realtime communicatie en zorgplicht naar deelnemers. Daarvoor is digitale ondersteuning relevant, wat in de praktijk met allemaal uitzonderingen geen sinecure is. Soms is die nieuwe realiteit best even wennen, maar het is mooi om te zien dat medewerkers, pensioenfondsen en in toenemende mate sociale partners actief die handschoen oppakken.

Stap voor stap meenemen
De gedragenheid van de verandering en je deze eigen maken, bepalen mede de snelheid van handelen. Zo is de uitwerking van de plannen met een handvol mensen inmiddels overgegaan in planningsevents. Daar zorgen meer dan honderd medewerkers en alle betrokken leveranciers per kwartaal voor de nadere uitwerking van alle activiteiten en het in onderlinge samenhang plannen hiervan. Dit geeft veel inzicht en energie. En dat geldt ook voor de maandelijkse demo’s waarin teams aan elkaar en de organisatie laten zien wat ze in hun tweewekelijkse sprints hebben opgeleverd en om feedback hierop vragen. En ook voor klanten organiseren we diverse thema- en samenspraaksessies om zoveel mogelijk input en feedback op te halen. Daarnaast zijn we inmiddels ook gestart met het uitwerken van de implementatie- en migratieplannen om ervoor te zorgen dat zowel de transitie voor alle medewerkers, deelnemers en werkgevers zo effectief mogelijk wordt vormgegeven. Ook dat zal geen sinecure blijken te zijn: er komt veel op alle doelgroepen af en het is van belang om ze stap voor stap mee te nemen om alle veranderingen goed te kunnen implementeren.

Fail fast to learn faster
En gaat dan altijd alles goed? Nee, natuurlijk niet. Er zijn altijd zaken die anders of beter hadden gekund. Het is met name de kunst dat snel te herkennen en richting toekomst te verbeteren, oftewel: fail fast to learn faster. En dat moeten we, zowel binnen als buiten onze organisatie vooral doen in dialoog met elkaar. Want het wordt nog spannend genoeg de komende periode om alles tijdig en goed gerealiseerd te krijgen. Maar gelukkig wordt onder druk alles vloeibaar. Oftewel: als het moet kunnen we met elkaar meer dan we ooit voor mogelijk hadden gehouden. Zoals bijvoorbeeld het succesvol realiseren van de grootste transitie in onze pensioengeschiedenis. Die handschoen pakken we dan ook vol vertrouwen samen met onze medewerkers en klanten graag op.

Monique Sueters
CEO AZL