Rondetafelsessie AFM over communicatieplan

Best practices

De AFM bekijkt het plan vanuit de deelnemer. Wat weet de deelnemer al, wat nog niet en hoe kijkt de deelnemer naar het pensioenfonds? Ga ervan uit dat het plan geschreven wordt voor deelnemers die het pensioenfonds nog niet goed kennen.

Daarnaast is het belangrijk dat u de media meeneemt in het plan en inspeelt op wat er in de media gezegd wordt over de vernieuwde regels. Berichten in de media kunnen aanleiding geven om extra te communiceren naar doelgroepen. Een verzekeraar kreeg bijvoorbeeld veel bezwaren binnen tegen invaren. In het plan is opgenomen dat naar deelnemers gecommuniceerd moet worden dat dit niet van toepassing is voor verzekeraars.

In het kader van de communicatieplanning voor de overgang naar het vernieuwde pensioenstelsel adviseert de AFM een pretest uit te voeren onder deelnemers via een panel. Deze pretest is bedoeld om de effectiviteit van de communicatiestrategie te waarborgen en ervoor te zorgen dat de boodschap helder, begrijpelijk en relevant is voor de doelgroep.

Een ander voorbeeld dat de AFM benoemde als best practice, is het opnemen van ervaringen uit deelnemersbijeenkomsten en vragen die de klantenservice ontvangt, in het communicatieplan. Dit biedt een waardevol inzicht in de zorgen en vragen die leven onder de deelnemers. Op deze manier kunt u gerichtere informatie verstrekken en eventuele onduidelijkheden wegnemen.

De AFM geeft aan om in het plan aandacht te besteden aan de doelgroepen die er mogelijk op achteruit gaan of die een kwetsbare situatie hebben, zoals nabestaanden, arbeidsongeschikten, anderstaligen en laaggeletterden. Maar bijvoorbeeld ook gepensioneerden die in de flexibele regeling de keuze moeten maken tussen een vaste of variabele uitkering. Het kan lastig zijn om deze keuze te maken en vooral als de deelnemer op latere leeftijd is. Hiervoor is een andere boodschap, extra instructie en activatie nodig.

Verbeterpunten

Als verbeterpunten geeft de AFM de samenhang van het communicatieplan aan. Ze vindt het belangrijk om te zien hoe de doelstellingen zich verhouden tot de doelgroepen, boodschappen en planning. Ze wil bijvoorbeeld onderbouwd zien waarom op een specifiek moment de boodschap relevant is.

De boodschappen zijn ontworpen om deelnemers stap voor stap door de veranderingen te leiden en ervoor te zorgen dat ze volledig geïnformeerd zijn over wat de vernieuwde pensioenregels voor hen betekenen. De AFM heeft geconstateerd dat de boodschappen in de tot nu toe beoordeelde communicatieplannen nog te algemeen zijn. De boodschappen moeten concreet worden.

Als de informatie gelaagd aangeboden wordt, moet in het communicatieplan per laag uitgewerkt worden wat de boodschap is. Zorg ervoor dat de boodschap in alle lagen evenwichtig is. Deelnemers moeten weten waarom ze naar de volgende laag moeten kijken en een bepaalde urgentie of relevantie voelen. De AFM adviseert om eventueel concrete voorbeelden mee te sturen. De AFM vindt het verder belangrijk dat onderwerpen die niet van toepassing zijn voor de deelnemers van het pensioenfonds wel benoemd worden in het plan.

Bruikbaar en werkbaar plan
Tot slot benadrukt de AFM dat het communicatieplan geschreven moet worden voor het pensioenfonds. Het moet een bruikbaar en werkbaar plan zijn. Het fonds moet ermee aan de slag gaan. Regelmatig evalueren en bijsturen blijft noodzakelijk. De AFM gaat toezicht houden op de uitvoering van het plan.

AZL ondersteunt fondsen bij het opstellen van het communicatieplan. De best practices en verbeterpunten van deze rondetafelsessie benutten we om de communicatieplannen aan te scherpen. De deadline voor het indienen van het communicatieplan bij de AFM is 1 juli 2025. Heeft u hulp hierbij nodig? Neem dan contact op met uw accountmanager om de mogelijkheden te bespreken.

Meer informatie over het communicatieplan? 
Op de website van de AFM kunt u meer lezen over het communicatieplan. De antwoorden en vragen uit de rondetafelsessies vindt u hier.