Zó gaan wij om met jouw persoonsgegevens
AZL verwerkt persoonsgegevens als verwerkingsverantwoordelijke in het kader van de eigen bedrijfsvoering. Voorbeelden van situaties waarin dergelijke verwerkingen plaatsvinden zijn wanneer websitebezoekers persoonsgegevens delen met AZL, indien (potentiële) klanten en/of (potentiële) medewerker(s) van AZL persoonsgegevens met AZL delen, in het kader van relatiebeheer en/of wanneer personen het terrein van AZL bezoeken (bijvoorbeeld een leverancier). Daarnaast treedt AZL, als pensioenuitvoeringsorganisatie, die de administratie verzorgt voor verschillende typen pensioenuitvoerders, op als verwerker. De privacyverklaring in die hoedanigheid is terug te vinden op de website van de betreffende pensioenuitvoerder. In deze privacyverklaring leggen wij aan je uit hoe AZL met verwerkingen van persoonsgegevens in het kader van de eigen bedrijfsvoering omgaat en welke rechten je hebt.
Welke persoonsgegevens verwerkt AZL?
Als AZL persoonsgegevens van je verwerkt gaan we daar altijd zorgvuldig mee om. Afhankelijk van de manier waarop je jouw persoonsgegevens met AZL deelt, verwerkt AZL bepaalde persoonsgegevens. Daarvoor onderscheiden we de volgende categorieën.
Websitebezoekers
- Persoonsgegevens die jij aan ons verstrekt via de website. De website beschikt over verschillende functionaliteiten waarmee persoonsgegevens kunnen worden verwerkt door AZL. Afhankelijk van de keuzes die jij maakt als websitebezoeker, kunnen in onderstaande situaties persoonsgegevens van u worden verwerkt. Dat zijn onder andere:
- Persoonsgegevens die jij doorgeeft bij het aanmelden voor onze nieuwsbriefservice. Je verstrekt dan jouw e-mailadres aan AZL;
- Persoonsgegevens die jij doorgeeft bij het aanmelden voor een evenement via het daartoe bestemde aanmeldformulier. Je verstrekt dan in ieder geval de volgende persoonsgegevens: jouw voor- en achternaam, jouw organisatie en functie en jouw e-mailadres;
- Persoonsgegevens die jij doorgeeft bij het indienen van een contactverzoek, opmerking, compliment en/of klacht via één van de daartoe bestemde contactformulieren. Je verstrekt dan in ieder geval jouw voor- en achternaam en jouw e-mailadres. Verder verwerkt AZL dan ook alle andere persoonsgegevens die jij vermeldt in jouw vraag, opmerking, compliment of klacht. Denk je bijvoorbeeld aan jouw geboortedatum, jouw telefoonnummer of jouw adres.
- Persoonsgegevens die jij doorgeeft bij het indienen van een (open) sollicitatie via het daartoe bestemde sollicitatieformulier. U verstrekt dan in ieder geval de volgende persoonsgegevens: uw geslacht, voor- en achternaam, e-mailadres en telefoonnummer. Verder verwerkt AZL dan ook alle andere persoonsgegevens die u vermeldt in uw curriculum vitae (CV) en uw motivatiebrief. Bij het gebruik maken van ons sollicitatieformulier vragen wij u toestemming te verlenen voor de gegevensverwerking ten behoeve van uw sollicitatie alsmede een keuze te maken ten aanzien van de door u gewenste bewaartermijn van de verstrekte persoonsgegevens;
- Er worden persoonsgegevens verzameld via cookies. De website van AZL kent verschillende soorten cookies: functionele cookies, analytische en tracking cookies. Cookies zijn kleine bestanden die op uw apparaat, waarmee u de website bezoekt, worden opgeslagen. Hierdoor wordt er informatie over websitebezoeker verzameld. Voor functionele en analytische cookies hoeft AZL geen voorafgaande toestemming aan u te vragen. Voor tracking cookies vragen wij uw voorafgaande toestemming.
- Wilt u meer informatie over onze cookies, lees dan onze cookieverklaring.
Relatiebeheer
- Er worden persoonsgegevens verwerkt van u die u in het kader van relatiebeheer met AZL deelt zoals mailings en deelname aan klantinformatiebijeenkomsten. In dit kader verwerkt AZL bijvoorbeeld uw e-mailadres.
Bezoekers AZL-terreinen in Heerlen en/of Utrecht
- Er worden persoonsgegevens verwerkt van u als bezoeker van ons terrein en/of onze kantoorgebouwen in Heerlen en/of Utrecht. Bevindt u zich op ons terrein al dan niet in onze kantoorgebouwen of daaromheen, dan kunnen persoonsgegevens van u worden verwerkt. Het terrein en de gebouwen van AZL beschikken over beveiligingscamera’s die persoonsgegevens van u kunnen verwerken middels het vergaren van beeld- en video-opnamen.
Waarom en op grond waarvan verwerken wij persoonsgegevens?
Websitebezoekers
AZL verwerkt persoonsgegevens om jou als websitebezoeker op een zo goed mogelijke manier te kunnen informeren over AZL, de diensten die wij verrichten, de activiteiten die wij daaromtrent organiseren en om de kwaliteit van en de dienstverlening via de website te verbeteren. Tevens verwerken wij persoonsgegevens om met websitebezoekers in contact te kunnen treden en je van dienst te kunnen zijn wanneer je een contact legt met AZL via de website.
Jouw persoonsgegevens worden verwerkt op grond van wettelijke verplichtingen of omdat wij een gerechtvaardigd belang daartoe hebben, zoals voor het onderhouden van (potentiële) klantrelaties. Of omdat je toestemming hebt verleend voor het verwerken van persoonsgegevens bij het delen van jouw persoonsgegevens met AZL.
Relatiebeheer
AZL verwerkt persoonsgegevens om je te informeren over de (uitvoering van) de overeenkomst die je met AZL hebt gesloten en aanverwante relevante ontwikkelingen die voortvloeien uit de overeenkomst. Wij verwerken dan uitsluitend de persoonsgegevens die daarvoor noodzakelijk zijn.
Jouw persoonsgegevens verwerken wij dan op grond van de uitvoering van de gesloten overeenkomst.
Bezoekers AZL-terreinen in Heerlen en/of Utrecht
AZL verwerkt persoonsgegevens van de bezoekers van het AZL-terrein om de veiligheid op het terrein voor eenieder zoveel mogelijk te waarborgen. Jouw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van een gerechtvaardigd belang van AZL. AZL beschikt hiertoe over een camerabeleid.
Hoe beveiligt AZL persoonsgegevens?
AZL zorgt voor passende technische en organisatorische maatregelen om de beveiliging en vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens te borgen. De getroffen maatregelen voldoen minimaal aan de algemene eisen die gesteld worden aan informatiebeveiliging en zijn erop gericht om onrechtmatige verwerking of het verloren gaan van persoonsgegevens te voorkomen. Wij zorgen ervoor dat alleen daartoe geautoriseerd personeel toegang heeft tot de persoonsgegevens. Periodiek evalueren wij de getroffen maatregelen en vergelijken wij deze met de standaard in de markt teneinde ervoor te zorgen dat de getroffen beveiligingsmaatregelen up-to-date blijven.
Aan wie verstrekt AZL persoonsgegevens?
AZL verstrekt persoonsgegevens alleen aan derde partijen wanneer dat toegestaan, noodzakelijk en/of verplicht is. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer persoonsgegevens van jou met door AZL ingeschakelde leveranciers worden gedeeld. Dit vindt uitsluitend plaats in het kader van het doel waarvoor AZL jouw persoonsgegevens heeft verzameld. AZL treft zo nodig passende maatregelen om ervoor te zorgen dat de verwerking van uw persoonsgegevens plaatsvindt in lijn met de wet- en regelgeving. Hiertoe sluit AZL een verwerkersovereenkomst met een ingeschakelde leverancier waarin afspraken zijn opgenomen ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens.
Hoe lang bewaart AZL persoonsgegevens?
Wij bewaren de verzamelde persoonsgegevens zolang dit nodig is voor het doel waarvoor we ze hebben verzameld. Daarbij houden wij ons aan de wettelijke bewaartermijnen. AZL hanteert een bewaar- en vernietigingsbeleid waarin verschillende categorieën van persoonsgegevens zijn opgenomen met bijbehorende bewaartermijnen.
Websitebezoekers
Maak je gebruik van de mogelijkheid tot het indienen van een (open) sollicitatie via het sollicitatieformulier op onze website? Standaard bewaren wij jouw persoonsgegevens, middels het ontvangen CV en motivatiebrief tot maximaal 4 weken na een afwijzing voor de functie waarop je solliciteerde. Bij het insturen van jouw (open) sollicitatie krijgt u de mogelijkheid een bewaartermijn te kiezen. Dan kunt u afwijken van de standaard 4 weken termijn door jouw gegevens één jaar te laten bewaren. Je verleent AZL daartoe dan toestemming, waarna wij jouw gegevens conform de gekozen bewaartermijn bewaren met als doel om je mogelijk te kunnen benaderen bij een nieuwe, potentieel geschikte vacature.
Relatiebeheer
Wij verwerken jouw persoonsgegevens totdat je niet meer in functie bent als contactpersoon en/of vertegenwoordiger van de betreffende contractuele relatie.
Bezoekers AZL-terreinen in Heerlen en/of Utrecht
Het vergaarde beeld- en videomateriaal via ons bewakingssysteem dat van toepassing is op de kantoorgebouwen en de terreinen van AZL bewaart de verzamelde persoonsgegevens maximaal 7 kalenderdagen.
Ben je verplicht uw persoonsgegevens aan AZL te geven?
Nee, je bent niet wettelijk verplicht jouw persoonsgegevens aan AZL te geven. Je kunt daarin jouw eigen keuzes en afwegingen maken. Let wel, het niet kunnen verwerken van bepaalde persoonsgegevens van jou door AZL kan van invloed zijn op onze dienstverlening aan jou.
Welke rechten heb je?
Op grond van de AVG heb je verschillende privacyrechten waarvan u gebruik kunt maken. Het gaat om de volgende rechten:
- Recht op inzage;
- Recht op rectificatie;
- Recht op gegevenswissing;
- Recht op beperking van de verwerking;
- Recht op overdraagbaarheid (‘dataportabiliteit’)
- Recht van bezwaar
Je kunt schriftelijk een beroep doen op deze rechten door uw verzoek schriftelijk via privacy@azl.eu in te dienen. Geef daarbij aan van welk recht je gebruik wenst te maken. AZL zal het verzoek beoordelen en je altijd van een terugkoppeling voorzien.
Heb je een klacht?
Je hebt het recht om een klacht in te dienen over de verwerking van jouw persoonsgegevens door AZL. Hiervoor kunt je jouw klacht schriftelijk bekend maken via privacy@azl.eu. Na behandeling van jouw klacht door AZL staat het je vrij om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende instantie, de Autoriteit Persoonsgegevens.
Contactgegevens Data Protection Officer
AZL heeft een Data Protection Officer (DPO) aangesteld die toezicht houdt op de manier waarop wij persoonsgegevens verwerken. Heb je vragen of opmerkingen? Neem dan contact op met onze DPO via privacy@azl.eu of per post via:
AZL N.V.
T.a.v. Data Protection Officer
Postbus 4471
6401 CZ Heerlen