Van uitvoerder naar regisseur, sturen op resultaat

Regie vanaf het begin

Wat de Wtp-transitie van POB kenmerkte, is de bewuste keuze van AZL om de regierol op zich te nemen. In plaats van te wachten op een formeel verzoek tot uitvoering, zocht AZL vroegtijdig de samenwerking op. “In de beginfase is een pensioenfonds vaak nog druk met sociale partners en regelingsoverwegingen”, vertelt Paul. “Juist dan moeten wij als pensioenuitvoeringsorganisatie al betrokken zijn. Niet als uitvoerende partij achteraf, maar als partner in het proces vanaf de start.”

Door al vóór de indiening van het implementatieplan bij De Nederlandsche Bank (DNB) aan te sluiten, heeft AZL samen met POB richting gegeven aan de inrichting, planning en technische haalbaarheid. Dat maakte het verschil. “We hebben bewust de afstand verkleind tussen pensioenfonds en pensioenuitvoeringsorganisatie”, zegt Paul. “We gingen er niet naast staan, maar erin staan.”

Samenwerking in plaats van opdrachtgeverschap

Hoewel de livegang van POB goed is verlopen, was het proces zeker niet zonder uitdagingen. Paul noemt het een traject met ‘beren op de weg’, maar ook met een sterk gezamenlijk doel. En precies dat maakte het verschil.

“We zijn elkaar gaan opzoeken als het vastliep. Geen formele overleggen, maar gewoon de telefoon pakken. Je komt verder als je elkaar durft aan te spreken en er samen uit wilt komen.” De toon was zakelijk, maar altijd constructief. “We accepteerden elkaars rol. En dat gaf ruimte om eerlijk te zijn over wat wel en niet haalbaar was.”

Volgens de directeur Klanten & Advies vraagt dit een cultuuromslag, zowel bij pensioenuitvoeringsorganisatie als bij pensioenfondsen. “We moeten af van het klassieke opdrachtgever-opdrachtnemerdenken. Dit is een gedeeld traject. Als wij achteroverleunen, vertraagt het proces. Als het fonds alleen naar ons wijst, dan stokt de voortgang. Je moet het echt samen doen.”

Transitiemanager als regisseur

Wat ook sterk naar voren is gekomen tijdens het traject met POB, is de rol van de transitiemanager binnen AZL. Waar die rol voorheen vooral ‘vertalend’ was — de brug tussen pensioenfonds en uitvoering — is hij bij POB geëvolueerd naar die van regisseur. “We stonden niet meer achteraan de keten, maar er middenin. We bewaakten de samenhang tussen alle schakels, van accountant tot verzekeraar, en acteerden daar actief op.”

Paul noemt dat ‘een van de grootste winstpunten’ van de hele aanpak. “De transitiemanager was niet meer alleen de spreekbuis, maar ook degene die ervoor zorgde dat alle partijen in lijn bleven. Daardoor kregen we grip op het tempo én op de inhoud.”

Vol vertrouwen en sterke basis

Met het traject van POB in de bagage kijkt AZL vol vertrouwen naar de pensioenfondsen die volgen. Het fundament is gelegd, waarmee er een sterke basis is. “We hebben het materiaal, de structuur, de ervaring, en een bewezen aanpak”, aldus Paul. “De lessen die we hebben geleerd, zijn verwerkt in onze methodiek. De successen nemen we mee.”

Wat hem daarin extra vertrouwen geeft, is de recente keuze van Stichting Rabobank Pensioenfonds om over te stappen naar AZL. “Zij kiezen bewust voor onze aanpak. Dat zegt iets over het vertrouwen in onze werkwijze. En het bevestigt voor mij dat we klaar zijn voor de volgende fase.”

Meer dan een project, een cultuurverandering

De Wtp-transitie van POB is dan ook meer dan alleen een technische realisatie: het is een blauwdruk voor hoe een Wtp-transitie kan worden ingeregeld. Met eigenaarschap regie en échte samenwerking. Of zoals Paul het samenvat: "De Wtp is niet een losstaand project. Het is een transformatie van hoe we samenwerken. En dat begint bij vertrouwen, lef en regie."