ISAE: onze dienstverlening aantoonbaar op orde
ISAE (International Standards on Assurance Engagements) is een belangrijke standaard voor AZL en onze klanten. Met de ISAE-rapportages wordt onafhankelijk aangetoond dat onze interne beheersmaatregelen worden uitgevoerd zoals ze zijn beschreven. Ron Ramakers (supervisor internal audit bij AZL) vertelt meer over het belang hiervan, de opzet van deze externe audits en de assurance die we hiermee afgeven aan onze pensioenfondsen en hun accountants.
We onderscheiden twee soorten ISAE-raamwerken. De ISAE 3402 richt zich op processen die een mogelijke financiële impact kunnen hebben op de financiële jaarrekening van onze klanten en de ISAE 3000 is toegespitst op aanvullende diensten waar wij onze pensioenfondsen mee ondersteunen. De beheersmaatregelen die onder de ISAE 3402 vallen zijn pensioenuitvoeringsprocessen, applicaties, leveranciersmanagement, cyber security en IT general controls. In 2024 hebben we ook extra aandacht geschonken aan datakwaliteit-controls.
Ron: “De ISAE is voor onze klanten en hun accountants zeer belangrijk, omdat deze audits aantonen of we de uitvoering van de aan ons uitbestede processen goed op orde hebben. Dat gebeurt onafhankelijk, waarbij een externe auditor zijn eigen beeld vormt door middel van interviews, steekproeven, analyses, controles en beoordeling van bewijslast. Onze rol als afdeling Internal Audit bestaat vooral uit het voorbereiden en begeleiden van dit proces, maar ook het opvolgen van de bevindingen en het aanscherpen en updaten van controls. Om efficiëntie te realiseren beoordelen we alle bewijslast en jaarlijks het framework. Naast de ISAE-audits voert Internal Audit aanvullende audits uit, om zelf het hele jaar door grip te hebben én te houden."
Rapportages 2024
AZL heeft de ISAE-rapportages over het afgelopen jaar afgerond en gedeeld met zijn klanten. “Als je voor ogen houdt dat we in de grootste transformatie ooit zitten als pensioensector en daarmee ook AZL, dan ben ik er trots op dat het aantal bevindingen stabiel blijft als je het vergelijkt met voorgaande jaren. In tijden van grote veranderingen is het bijna onvermijdelijk dat het aantal bevindingen stijgt. Dat is niet het geval bij AZL en daar ben ik trots op. Dat laat natuurlijk onverlet dat we scherp zijn op de gerapporteerde bevindingen en we hier vol overgave aan werken,” aldus Ron.
Transparante communicatie
Het informeren van onze klanten is een belangrijk onderdeel van het proces. Natuurlijk delen we de ISAE-rapportages, maar dat is niet alles. Controle op onze processen maakt het hele jaar deel uit van de NFR-rapportages, waardoor klanten tijdig een update krijgen en als er iets speelt bij specifieke klanten worden zij uiteraard direct op de hoogte gesteld. Ook vinden er na het delen van de ISAE-rapportages diverse bijeenkomsten plaats. Ron geeft aan: “6 maart hebben we een digitale sessie gehad met de fondsaccountants om ze over de ISAE-werkzaamheden en resultaten te informeren. 10 maart hebben we dit nogmaals gedaan voor onze klanten. Superbelangrijk! Niet alleen geven we meer context bij de bevindingen, we geven fondsaccountants en klanten ook de mogelijkheid om vragen te stellen. We voelen ons samen verantwoordelijk en dat partnership is waardevol. Mooi om te zien dat we een hoge opkomst hadden, er veel interactie was en er met veel interesse vragen werden gesteld.”
AZL heeft een bovengemiddeld groot controleraamwerk en scoort desondanks procentueel beter dan de benchmark. En dát midden in de grootste verandering die de pensioensector ooit gekend heeft. Ron sluit af met een treffende vergelijking: “Zie het als een winkel die volledig verbouwd wordt tot aan de fundamenten toe, maar ondertussen nog gewoon open is. Dat je er hier en daar wat van merkt is niet te voorkomen, maar als de klant dan nog altijd tevreden met zijn product de winkel uitloopt, weet je de winkel runnende te houden terwijl de verbouwing ook de volle aandacht krijgt. Ja, daar zetten wij ons dagelijks ontzettend hard voor in en ik ben er blij mee dat de ISAE dit resultaat benadrukt.”