Invaren in vertrouwen: transitiecommunicatie als belangrijke schakel

Voorbereiding vanaf het eerste moment

“De eerste brief is slechts een puzzelstukje in een veel groter geheel”, vertelt Sylvia Lourens (links op de foto, bestuurslid van POB), die per 1 juli 2025 afscheid neemt. “De voorbereidingen zijn al begin 2023 gestart, met onder andere het leesvriendelijk maken van het transitieplan. Consistentie, begrijpelijkheid en toegankelijkheid stonden vanaf het begin centraal.”

Bestuurslid Marion Kulk neemt de portefeuille van Sylvia over en bevestigt het belang van deze uitgangspunten. “We hebben er bewust voor gekozen om deelnemers stap voor stap mee te nemen. Niet met één brief, maar met een compleet communicatiepakket waarin ook magazines, webinars en online informatie een rol spelen. En dat alles in begrijpelijke taal, afgestemd op hun belevingswereld.”

Solide vertrekpunt

Samen met AZL werden de brieven voor de eerste berekening opgesteld en uitgevoerd. Steffie Verstegen, senior communicatieadviseur bij AZL: “We begonnen met een analyse van de huidige en nieuwe pensioenregeling van POB, gevolgd door een doelgroepenanalyse. Actieve deelnemers, gepensioneerden, slapers, elk met andere informatiebehoeften. Vervolgens hebben we samen gekeken naar hoeveel variaties er nodig waren. Dat resulteerde in meer dan vijftien briefvarianten, inclusief conditionele teksten afhankelijk van diverse scenario’s, wel of geen compensatie en de mate van verandering in het pensioenbedrag.” AZL heeft hiervoor de aanpak bepaald en uitgedacht; POB heeft vervolgens zorgvuldig gereviewd.

In de brieven zijn de wettelijk verplichte elementen verwerkt, gebaseerd op het servicedocument van de Pensioenfederatie. “Daarmee wordt het een omvangrijk document, maar hadden we wel een solide vertrekpunt”, aldus Steffie. “We hebben dan ook getracht om de informatie zo begrijpelijk, relevant en overzichtelijk mogelijk te houden.”

Niet alleen informeren, maar ook activeren

Naast de brief met de eerste inschatting van hun pensioen in de nieuwe regeling ontvingen deelnemers begin mei een gedrukt magazine. Er waren drie varianten, afgestemd op de deelnemersgroep. “Het magazine bevat interviews met echte mensen uit de sector. Herkenbaarheid en authenticiteit zorgen voor betrokkenheid”, zegt Marion. “We wilden onze deelnemers niet alleen informeren, maar ook activeren om verder te lezen, in te loggen en zich echt te verdiepen.”

Ook webinars maakten deel uit van het pakket. Twee online sessies – één voor actieve deelnemers, één voor gepensioneerden – trokken elk ongeveer 500 aanmeldingen. “Er kwamen veel inhoudelijke vragen binnen, waarmee we aan de slag kunnen en meenemen in onze vervolgcommunicatie”, zegt Sylvia.

Monitoring en bijsturing

De reacties van de deelnemers van POB worden zorgvuldig gemonitord. “We ontvangen regelmatig een update over doorklikgedrag en (klant)vragen over veelgestelde onderwerpen”, geeft Marion aan. “We merken en zien dat deelnemers echt interesse tonen.”

Daarnaast zet POB enquêtes uit om de communicatie te evalueren. “We vinden het belangrijk om niet alleen te zenden, maar ook te luisteren”, stelt Marion. “We kijken nu hoe we de inzichten kunnen benutten voor de volgende communicatiefase, later dit najaar als de tweede invaarberekeningen worden gecommuniceerd richting onze deelnemers.”

Standaard scherp neerzetten

Zowel AZL als POB kijkt terug op een intensieve samenwerking, waarin veel is geleerd. “De brieven zijn in nauwe samenwerking opgesteld”, vertelt Steffie. “Elke tekst, elke variant is besproken, afgestemd, getest. Voor ons als uitvoerder was dit het eerste pensioenfonds waarbij we deze brieven verstuurden. Dat gaf ruimte om de standaard scherp neer te zetten, een standaard die we nu breder kunnen toepassen.”

Sylvia vult aan: “Omdat we als fonds relatief klein zijn en geen bestuursbureau hebben, hebben we bewust een externe communicatieadviseur met pensioenkennis aangetrokken. Dat was Annemarie van Hekken, en zij heeft veel voor ons betekend. Ze kent de sector, staat in contact met toezichthouders, en kan inhoudelijke vertaalslagen maken.”

Daarnaast benadrukt Steffie dat er met elk nieuw fonds dat gaat invaren gekeken moet worden naar de schaalbaarheid. “Wat we met POB gedaan hebben was intensief, omdat POB het eerste pensioenfonds was. Voor volgende fondsen kunnen we gebruikmaken van de ervaringen en formats die we nu ontwikkeld hebben.”

Geen bijzaak, maar voorwaarde voor transitie

De aanpak van POB en AZL is niet onopgemerkt gebleven. De brede inzet van middelen – brieven, magazines, webinars, e-mails, website, en interactieve Q&A’s – laat zien dat effectieve pensioencommunicatie vraagt om diversiteit in vorm en continuïteit in boodschap. Maar bovenal is het een voorbeeld van hoe samenwerking leidt tot kwaliteit.

“Wij hopen dat andere fondsen hier ook hun voordeel mee doen”, zegt Marion. “Niet door het klakkeloos over te nemen, maar door te zien wat er mogelijk is als je het goed organiseert. Heldere communicatie is geen bijzaak, maar een voorwaarde voor een succesvolle transitie.”

Voor Sylvia, die na jarenlange betrokkenheid bij POB afscheid neemt, is het een mooi moment om op terug te kijken. “Deze communicatiecampagne is misschien wel het meest tastbare resultaat van de voorbereidingen op het vernieuwde pensioenstelsel. Samen met AZL hebben we dit op een succesvolle manier tot stand gebracht.”

Meer weten over hoe AZL pensioenfondsen ondersteunt bij hun transitiecommunicatie? Neem contact op via www.azl.eu.