Blog | Technologie benutten begint bij standaardisatie en harmonisatie

Standaardisatie is onmisbaar

Laten we eerlijk zijn: het gebrek aan standaardisatie kost tijd, geld en kwaliteit. In algemene zin worden fouten gerepareerd die aan de voorkant hadden kunnen voorkomen. Werkgevers leveren mutaties aan in verschillende formaten, handmatige correcties zijn de norm en uitvoerders krijgen helaas vaak data die nog niet gevalideerd is. Het gevolg? Een complexe pensioenwereld waarin handhaving en correctieprocessen tijdrovend zijn.

Dit moet en kan anders. Kijk naar sectoren waar standaardisatie wél is doorgevoerd. De financiële branche heeft met geautomatiseerde transacties en digitale identificaties enorme stappen gezet. De hypotheekmarkt kent een standaard digitale snelweg voor informatie-uitwisseling, en in de logistiek zorgen uniforme processen voor efficiënte ketens. Waarom blijft de pensioensector dan achter?

Het is niet dat we geen initiatieven hebben. Standaarden zoals de Uniforme Pensioenaangifte (UPA) of het LAK-initiatief (Loonaangifteketen) zijn mooie stappen, maar worden onvoldoende tot de standaard verheven. De vraag is: hoe zorgen we samen in de sector met alle stakeholders dat deze standaarden breed gedragen én verplicht worden?

Samenwerken aan oplossingen

Werkgevers willen een goed pensioen regelen voor hun medewerkers, maar worstelen met complexe processen en administratieve rompslomp. Het gevolg? Inconsistenties in aanleveringen, correcties hierop en een sector die telkens achter de feiten aanloopt. Als we de pensioenadministratie écht willen verbeteren, moeten we de standaarden aan de bron regelen: in de salarisadministratie.

Denk eens aan een systeem waarin de gegevens van een werkgever direct gevalideerd worden bij invoer. Waarbij foutieve aanleveringen simpelweg niet mogelijk zijn en er heldere afspraken zijn over wat er gebeurt als data niet correct wordt aangeleverd. Niet omdat we streng willen zijn, maar omdat we willen voorkomen dat fouten zich verder in de keten opstapelen.

Dat betekent samenwerken. Pensioenfondsen en -uitvoerders moeten de handen ineenslaan met softwareleveranciers, werkgeversorganisaties en de overheid om een uniforme standaard niet alleen mogelijk, maar onvermijdelijk te maken. Rijkswaterstaat bepaalt ook niet per regio of je 100 of 130 km/u mag rijden op de snelweg; die regels gelden landelijk en iedereen volgt ze. Waarom kunnen we dat binnen pensioenen niet net zo organiseren?

Toekomstbestendige pensioenketen

Stel je een pensioenwereld voor waarin standaardisatie en data-integratie volledig zijn doorgevoerd. Werkgevers melden zich aan bij de Kamer van Koophandel en worden automatisch gekoppeld aan hun verplichte pensioenfonds. Salarissystemen sturen data realtime en foutloos door via een gestandaardiseerd protocol. Controlemechanismen zitten ingebouwd aan de bron, waardoor correcties nauwelijks nodig zijn.

De voordelen zijn evident: werkgevers hebben minder administratieve lasten en duidelijkheid over hun verplichtingen. Werknemers hebben altijd een actueel en correct inzicht in hun pensioen. Pensioenfondsen en -uitvoerders hebben efficiëntere processen, minder correctiewerk en lagere kosten. Maar bovenal ontstaat er een pensioenketen die toekomstbestendig is. Pensioenregelingen worden steeds complexer en we staan voor enorme transities. Zonder standaardisatie en digitalisering lopen we vast. De komst van de Wet toekomst pensioenen (Wtp) is dé uitgelezen kans en het ideale startpunt voor meer standaardisatie en harmonisatie. Laten we dit omarmen.

Op weg naar verbetering

Om deze toekomst te realiseren, is het belangrijk dat we beginnen met het vaststellen van duidelijke regelgeving en afspraken. Werkgeversorganisaties, pensioenfondsen en salarisadministrateurs dienen overeen te komen dat we alleen nog via gestandaardiseerde wegen werken. Geen optionele routes of handmatige correcties meer. Een werkgever wordt dan direct aan het juiste pensioenfonds gekoppeld op basis van sectorgegevens, zonder achteraf uitzoekwerk. Data moeten bij de bron worden gevalideerd, zodat fouten niet doorsijpelen in de keten.

Daarnaast moeten we technologie slim inzetten. Er zijn systemen die kunnen laten zien hoe klantinteracties geautomatiseerd en gestroomlijnd kunnen worden. Dit moeten we toepassen in pensioenuitvoering. De pensioensector moet haar blik verder verbreden en leren van andere sectoren. Banken, verzekeraars, en zelfs de horeca (denk aan standaardmenukaarten en aanvullende opties) kunnen inspirerende voorbeelden bieden.

Sluiten van de keten

Standaardisatie is geen bedreiging, maar een kans. Hoe sneller we dat omarmen, hoe meer tijd we overhouden om te doen waar het echt om gaat: een zorgeloze toekomst voor onze deelnemers garanderen. We hebben de verantwoordelijkheid om een solide fundament neer te zetten. Dat kan alleen als we de juiste schakels in de keten met elkaar verbinden. En daar hebben we allemaal een rol in te spelen.

Laten we die stap zetten.

Martijn Jansen 
Directeur Pensioenuitvoering AZL