De geoliede transitiemachine van AZL
De pensioenwereld is continu in beweging. Een goede pensioenuitvoering valt of staat dan ook bij goed transitiemanagement. AZL heeft het transitieproces tot in de puntjes geoptimaliseerd. Vianne Hermans en Ellen Veenstra, projectmanagers, vertellen wat hier zoal bij komt kijken.
‘Je hebt twee soorten transities’, legt Vianne uit. ‘Enerzijds de transities van nieuwe fondsen die voor ons kiezen. Anderzijds de transities van bestaande klanten, bijvoorbeeld door een reglementswijziging of de overstap naar het nieuwe pensioenstelsel.’ Met 48 klanten, heeft AZL ruime ervaring opgedaan met beide soorten transities. Ellen: ‘We hebben een scala aan klanten. Ondernemingspensioenfondsen, bedrijfstakpensioenfondsen, beroepspensioenfondsen en de Nationale APF. Daardoor hebben we uitgebreide ervaring in zowel het begeleiden van complexe transities als in het uitvoeren van vrijwel alle soorten regelingen. We ontwikkelden een uitgebreid pakket aan bouwblokken, die we voor alle mogelijke transities kunnen inzetten. Ons verras je niet gauw meer.’
‘We toetsen de datakwaliteit uitvoerig: mutatiedata kunnen we er maar één keer goed inzetten.’
Een lange aanloop
Het mag voor ons gesneden koek zijn, voor nieuwe klanten blijft een overstap toch spannend. Logisch ook, want er komt een hoop bij kijken. Vianne legt uit: ‘Het is geen kwestie van even wat data overhevelen en klaar. Nieuwe klanten gaan in principe over per 1 januari, maar we starten vaak al in de zomer van het jaar ervoor met de voorbereidingen. Iedere pensioenuitvoerder heeft zo zijn eigen systemen. Wij ontwikkelden ons eigen coresysteem en hebben eigen Change- en IT-afdelingen om fondsen te implementeren. Om te zorgen dat gegevens en rekenregels goed worden overgezet, ontwikkelen we een uitgebreide programmatuur. Daarnaast toetsen we de datakwaliteit uitvoerig: conversiedata kunnen we er maar één keer goed inzetten.’
Overgangsperiode
Op 1 januari van elk jaar nemen wij officieel de pensioenuitvoering van nieuwe klanten over. Maar op dat moment zijn nog niet alle systemen ingericht. ‘Dat kan ook niet’, vertelt Ellen. ‘Pas aan het einde van het eerste kwartaal zijn de jaarwerkbestanden van het jaar daarvoor beschikbaar. Die bestanden bevatten de eindstand die wij als conversiestand per 1 januari in ons systeem opnemen.’ Dit betekent overigens niet dat we zaken tussen wal en schip laten belanden. Vianne: ‘Wij zetten de administratie al helemaal klaar, zodat alles doorloopt, ook als het nog niet via ons reguliere systeem kan. Dat betekent dat we de uitkeringen over kunnen nemen, maar ook dat onze klantenservice al alle vragen kan beantwoorden. Ook zorgen we ervoor dat we alle benodigde informatie kunnen delen met bijvoorbeeld DNB en AFM.’
Kritisch meedenken
Ook voor bestaande klanten voeren we volop transities uit. Ellen legt uit: ‘Fondsen stellen eens in de zoveel tijd hun reglement opnieuw vast. Bijvoorbeeld omdat ze nieuwe afspraken maken met sociale partners, of omdat een regeling wettelijk anders moet. Zo was er vorig jaar een wetswijziging waardoor de pensioenleeftijd opschoof naar 68 jaar. In zo’n geval implementeren we dezelfde wijziging bij meerdere fondsen. Een grootse operatie, maar dat is precies waar onze kracht ligt.’ Als klanten zelf met een voorstel voor een wijziging komen, denken wij actief met ze mee. Vianne: ‘We zijn enorm klantgericht, maar niet van ‘u vraagt, wij draaien’. Het is juist onze rol om proactief en kritisch mee te denken. Soms is een voorstel van een klant complex, en kijken wij hoe het eenvoudiger en efficiënter kan.’
‘We zijn enorm klantgericht, maar niet van ‘u vraagt, wij draaien’.
‘Een ding is zeker bij transities: we kunnen nooit precies voorspellen hoe ze gaan lopen.’
Alles onder controle
‘Bij elke transitie staat controle centraal’, zegt Vianne. ‘Dat begint bij een goede voorbereiding en transparantie. Bijvoorbeeld het managen van de verwachtingen van het fonds, de werkgevers en deelnemers. We brengen van tevoren alle mogelijke scenario’s en risico’s in kaart. Zo zijn we voorbereid op afwijkingen en nemen we de klant zorgvuldig mee in het proces.’ Ellen vult aan: ‘Daarmee houden we zelf volledige grip op het proces, maar zorgen we dat de klant ook ervaart dat alles onder controle is. Een ding is zeker bij transities: we kunnen nooit precies voorspellen hoe ze gaan lopen, omdat er een hoop afhankelijkheden zijn. Door van tevoren al uit te denken wat we doen als bepaalde zaken anders lopen, kunnen we snel weer door.’
Ook interessant:
Lees ook het interview met Bert van der Plas, bestuursvoorzitter van Cargill, over zijn ervaringen met AZL op het gebied van transities.