AZL en Pensioenfonds ING sluiten succesvol verkiezingen af voor het VO
Elk pensioenfonds heeft een verantwoordingsorgaan, maar niet bij elk fonds is er zoveel belangstelling voor de zetels als bij Pensioenfonds ING. Maar liefst 38 mensen stelden zich kandidaat. Hoe breng je al die kandidaten goed voor het voetlicht? Deze en andere uitdagingen ging het fonds aan met AZL Communicatie. We zijn in gesprek met Oscar Morriën, communicatiemanager Pensioenfonds ING en Ans Slangen, senior communicatieadviseur AZL.
Het bestuur van Pensioenfonds ING bepaalt het beleid voor de toekomst, welke koers het fonds gaat varen en welke beslissingen daarbij horen. En natuurlijk, hoe worden die doelen bereikt? Die beslissingen moeten onderbouwd en verantwoord worden aan het Verantwoordingsorgaan, het “VO” van het Fonds. De VO-leden behartigen de belangen van alle (oud-)medewerkers van ING en NN.
Complexe klus
Oscar, ‘Vorig jaar zijn we begonnen met de voorbereidingen van de verkiezingen voor het nieuwe VO; hoe zit het met het reglement en met de draaiboeken. We hebben ook een verkiezingscommissie samengesteld om de verkiezingen te overzien. De verkiezingen zelf zijn best complex, we hebben 2 “kiesgroepen”, namelijk gepensioneerden en deelnemers uit dienst bij ING en NN enerzijds en deelnemers nog in dienst bij ING of NN anderzijds. Elke kiesgroep kon op andere kandidaten stemmen. Via post en online. Hoe krijgt iedereen de juiste informatie? Een behoorlijke klus.’
Het VO is het geweten van Pensioenfonds ING en heeft 10 leden: 8 namens de pensioengerechtigden en werknemers en 2 namens de werkgevers. Het bestuur legt verantwoording af aan het VO over het beleid en de manier waarop dat is uitgevoerd. Het VO oordeelt over het handelen van het bestuur, het door het bestuur uitgevoerde beleid en beleidskeuzes die het bestuur voor de toekomst maakt. Daarnaast heeft het VO een aantal adviesrechten, zo adviseert het VO bijvoorbeeld over aanpassingen van het communicatiebeleid, de vorm en de inrichting van het intern toezicht en het beloningsbeleid.
Geen ruimte voor uitloop
Ans, ‘Voor Pensioenfonds ING werken we met een vast communicatieteam aan allerlei projecten en onderwerpen. Zo’n verkiezing is wel heel bijzonder. Alle aspecten van het communicatie vak komen aan bod. Aantrekkelijke middelen maken die gezien, geopend en liefst ook gelezen worden; en gedegen informeren in een traject met veel geplande ijkpunten. Het verkiezingsreglement liet geen ruimte voor uitloop in de planning! En natuurlijk de bekendmaking van de gekozen kandidaten.’
‘We hebben vooral bestaande kanalen ingezet. Uiteraard e-mail, maar ook Antwoorden, het magazine voor de deelnemers, de digitale nieuwsbrief, de poll op de website en voor de start van de verkiezingen ontwikkelden we een speciaal verkiezingsbulletin. Die combinatie van meerdere kanalen gaf de stemmers op de juiste momenten actuele informatie of juist wat meer achtergrond. Dankzij een goede analyse aan de voorkant zijn we erin geslaagd elke deelnemer de juiste combinatie van stemoproep, stembiljet en verkiezingsinformatie toe te sturen.’
’AZL heeft ons goed geholpen’
Oscar, ‘samen met AZL en een extern bureau dat gespecialiseerd is in online verkiezingen hebben we dit project aangevlogen. Er moesten verschillende mailpacks worden verstuurd. Ons magazine brengen we uit in twee versies. Die moesten vergezeld worden van verschillende versies van het verkiezingsbulletin en deels ook van een papieren stembiljet met retourenvelop voor deelnemers met een voorkeur voor communicatie per post.’
’AZL heeft ons goed geholpen dit in goede banen te leiden. Van tevoren hebben we samen met Ans, de traffic-coördinator en de grafisch vormgever alle mogelijkheden en onmogelijkheden doorgesproken. Dit heeft zeker bijgedragen aan het succes van de verkiezingen. Voor het verkiezingsbulletin heeft AZL van 38 kandidaten een profiel opgesteld en een fotosessie gecoördineerd op drie locaties in het land.’
Opkomst was 17%
’Van de bijna 70.000 stemgerechtigden hebben we slechts van een tiental mensen een vraag gekregen. Dus dat is erg goed. De opkomst was 17%. Dat kan hoger, maar het is begrijpelijk als je bedenkt dat er nu voor het eerst ook een grote hoeveelheid deelnemers mochten stemmen die al uit dienst zijn, maar nog niet met pensioen. Het is aannemelijk dat zij toch minder betrokken zijn bij het fonds. En ergens ook wel weer jammer; pensioen en het beheer ervan zijn hele belangrijke onderwerpen, juist voor een deelnemer als inkomen voor later.’
Andere naam voor Verantwoordingsorgaan?
Oscar, ‘we hebben een groep van ongeveer 10 deelnemers die we kunnen vragen om onze communicatie te toetsen. Daar kwam ook de opmerking uit; “de naam verantwoordingorgaan is wel erg complex en niet aansprekend. Kan dat niet anders?” Eigenlijk ben ik het daar helemaal mee eens. Het is een wettelijke term, maar misschien kunnen we daar eens met een creatievere bril naar kijken!’
8 april 2022 startten de verkiezingen voor het VO. De kandidaten hebben zich voorgesteld in de verkiezingsspecial die door AZL communicatie ontwikkeld is. Eind mei werd de uitslag bekend en per 1 juli is het nieuwe VO geïnstalleerd. Een erg spannend, maar vlekkeloos verlopen traject. Wij wensen het nieuwe VO veel wijsheid en succes toe in deze uitdagende tijden.